在留資格認定証明書(COE)とは
在留資格認定証明書(Certificate of Eligibility／COE)は、これから日本に中長期にわたり滞在しようとする外国人につき、入管の審査を経て活動内容を許可したときに交付されるものです。入国に必要な査証（ビザ）の発給は、上記証明書を外国人本人の手元に用意することが前提となります。
在留資格の役割
在留資格とは入国のための許可ではなく、入国後予定する活動内容について許可があることを認めるものです。就労であれば分野や職務内容、居住であれば同居予定である国内の配偶者などとの関係や収入・資産の状況について審査されます。在留資格は入国する外国人全員が取得しなければならないもので、観光や出張での滞在でも「短期滞在」という最長90日間の在留資格を取得しなければなりません。
在留資格には、就労できるもの、身分関係に基づくもの、留学・家族滞在など多くの種類があります。どの在留資格で申請すべきか迷う場合は、29種類の在留資格（ビザ）の一覧の解説もあわせて確認しておくとよいでしょう。
査証（ビザ）の発給にはCOEが必要
在留資格認定証明書は、それ自体では日本に入国するための「入国許可証」にはなりませんが、中長期在留のケースで多くで、現地の在外公館における査証（ビザ）の申請時に必要です。重要な添付書類になります。現地の日本大使館・総領事館は、この証明書を前提として「日本側で在留資格の審査が済んでいる」と判断し、必要な確認を行ったうえで査証を発給します。
例外は「短期滞在」のみで、この場合は査証申請の際に在留資格についても申請することができます。
在留資格認定証明書の交付から入国後までの流れ
外国人が中長期滞在するケースの多くは、転居・就職などの予定が先に決まっており、その予定から逆算して入管手続きのスケジュールを立てる必要があります。外国人受入れを考える企業や家族は、下記の流れを押さえてスムーズに手続きできると良いでしょう。
※以下、参考：在留資格認定証明書交付申請（出入国在留管理庁）
外国人を採用・受け入れる企業側では、COE申請だけでなく、雇用契約・必要書類・入国後の在留管理まで一連の流れを把握しておくことが重要です。受入れ時の全体像については、外国人受入れ時のビザ申請の方法｜必要な手続きと書類を徹底解説で詳しく解説しています。
1. 在留資格認定証明書交付申請
在留資格認定証明書交付申請は、海外にいる外国人本人ではなく、日本国内にいる受け入れ機関や親族などが、居住予定地または受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に対して行います。申請方法には、在留申請オンラインシステムによるものと、入管窓口での申請、郵送での申請があります。オンラインでの申請は、在留資格認定証の交付が電子メールで行われ、外国人本人に渡すときも国際郵便ではなくメールの転送で済むため、積極的に利用したいところです。
在留申請オンラインシステムは、2026年1月から新システムに切り替わり、複数ファイル添付、一時保存、添付容量の拡大などが改善されています。COE申請をオンラインで行う場合の利用方法や注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。
在留申請オンラインシステムとは？2026年の新システムで変わったポイントを解説
なお、在留資格の種類によっては、在留資格認定証明書交付申請の前段階で、別途認定や許可を受ける必要があります。たとえば、育成就労制度を利用して外国人を受け入れる場合は、まず外国人1人ごとに育成就労計画を作成し、機構による認定を受けたうえで、COE申請へ進む流れになります。
育成就労計画の記載事項・添付書類・施行日前申請のスケジュールについては、以下の記事で詳しく解説しています。
育成就労計画の認定申請｜記載事項・添付書類・申請スケジュールを解説
2. 在留資格認定証明書の交付
審査の結果、申請が許可されると、在留資格認定証明書が交付されます。交付された証明書は申請者（受け入れ機関や家族など）が受け取り、速やかに海外にいる本人に送付する必要があります。注意したいのは、証明書には有効期限があり、原則として交付日から3か月以内に日本に入国しなければならない点です。
3. 査証の申請・発給
海外にいる外国人本人は、在留資格認定証明書を受け取りしだい、居住国にある日本大使館または総領事館で査証（ビザ）の申請を行います。申請時には、
- 在留資格認定証明書の原本
- パスポート
- 顔写真
- 所定の申請書
査証の発給は、申請から5営業日から2週間程度で行われるのが一般的です。発給されると、パスポートに査証が貼付され、その査証を使って日本に入国できます。
4. 入国＋在留カードの受領
査証が発給されたら、在留資格認定証明書の有効期限内に日本に入国します。入国時には、空港や港の入国審査官にパスポート（査証が貼付されたもの）と在留資格認定証明書を提出し、上陸許可の審査を受けます。問題がなければパスポートに上陸許可の証印が押され、同時に在留カードが交付されます。
ただし、成田空港、羽田空港、中部空港、関西空港以外の空港・港から入国する場合、在留カードは即日交付されません。市区町村に住居地を届け出た後、登録した住所宛てに郵送されます。
なお、2026年6月14日からは、在留カードとマイナンバーカードを一体化した「特定在留カード」の運用も始まっています。外国人従業員の在留カード管理については、特定在留カードの制度解説記事も参考にしてください。
5. 在留期限の更新
在留カードに記載されている在留期限が近づいたら、在留期間の更新手続きが必要になります。更新申請は原則として在留期限の3か月前から可能で、居住地を管轄する地方出入国在留管理官署で「在留期間更新許可申請」を行います。
在留期限が近づいてから慌てないためには、更新できる時期や必要書類を早めに確認しておくことが重要です。更新手続きの流れについては、在留資格を更新するタイミングの確認方法で詳しく解説しています。
在留資格認定証明書の必要書類
在留資格認定証明書の申請には、在留資格の種類に関わらず提出が必要な共通の書類と、希望する活動内容に応じた個別書類があります。申請前に必要書類をしっかり確認し、不備のないよう準備しましょう。
共通の必要書類
在留資格の種類にかかわらず、ほとんどのケースで共通して求められる基本書類があります。まずはこれらをそろえたうえで、各在留資格ごとの追加書類を確認するとスムーズです。- 在留資格認定証明書交付申請書（所定様式）
- 申請人本人の顔写真
- 外国語書類の日本語訳（翻訳者名の記載を含む）
就労目的の場合の必要書類
就労目的の申請では、外国人の学歴・職歴、受入れを実施する事業者の事業内容やカテゴリーなどを示す書類、そして労働条件に関する証明が必要です。就労系の在留資格で必要となる書類は、外国人が日本で行う業務や受入れの形態によって異なります。
海外の本店・支店・関連会社から社員を日本へ転勤させる「企業内転勤」では、2026年4月1日からカテゴリー3・4の企業を対象に提出書類の運用が見直されました。転勤前の海外事業所の実在、転勤前後の事業所の関係、転勤前の勤務実態を示す資料など、追加された書類の内容については、【2026年4月1日運用開始】企業内転勤ビザの提出書類変更を解説｜審査厳格化は誤解？で詳しく解説しています。たとえば在留資格「技術・人文知識・国際業務」であれば、次のようなものが求められます。
- 申請者の卒業証明書、成績証明書
- 申請者の職務経歴書、在職証明書
- 労働条件通知書（給与体系などが記載されたもの）
- 会社のカテゴリーに沿った資料（登記事項証明書や会社案内パンフレットなど）
留学目的の場合の必要書類
留学目的の申請では、入学の証明のほか、学費・生活費を支払えるだけの資金があることを示す書類が必要です。具体的には、下記のような書類が求められます。
- 入学許可証や在学証明書
- 学歴を証明する書類（卒業証明書など）
- 経費支弁者の残高証明書
- 経費支弁者の在職証明書や課税証明書・納税証明書
- 支弁内容を説明した経費支弁書
また、日本語学校・専門学校・大学などへ留学する場合は、入学許可や経費支弁能力だけでなく、教育機関の種類に応じた日本語能力の確認が必要になることがあります。JLPTなどの対象試験、日本語履修歴、受入機関側の確認書類については、在留資格『留学』の日本語能力要件とは？対象試験・申請時の注意点を解説で詳しく解説しています。
家族滞在の場合の必要書類
日本にいる家族と同居するための在留資格「家族滞在」では、夫婦・子どもなどといった関係が法的に有効かつ実態があることや、扶養者に十分な資力があることなどを証明しなければなりません。そこで、下記のような書類が必要となります。
- 家族関係を証明する書類（結婚証明書、出生証明書など）
- 扶養者の職業を証明する書類（在職証明書など）
- 扶養者の収入を証明する書類
まとめ
在留資格認定証明書の交付申請は、書類の準備から交付までに1か月から3か月ほどかかり、審査内容も複雑です。手続きで不備があると、入国予定が大幅に遅れるだけでなく、再申請にも時間と労力がかかります。外国人の中長期滞在ではさまざまな手続きが必要です。スケジュール通りにトラブルなく生活するにあたり、在留資格に関する手続きは行政書士に依頼することをおすすめします。
注意したいのは、誤って行政書士資格のない人に依頼してしまうケースです。近年は「移住サポート」や「日本での就職支援」を謳う無資格業者によるトラブルが相次いでおり、2026年1月1日に施行される改正行政書士法で、資格を持たない者が「報酬を得て在留資格申請書類の作成や手続き代行を行うこと」が禁止されます。
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